Fiscalidad y contabilidad siempre tienen que ir de la mano en las empresas. Porque si los datos contables contienen inexactitudes, las autoliquidaciones tributarias tendrán errores. Y llegados a este punto puede entrar en escena la temida inspección de Hacienda.
Otro ejemplo de la importancia de la contabilidad es el artículo 11.3 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, que dispone que para que un gasto sea deducible es necesario que esté contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas.
Cuáles son las obligaciones contables y registrales de las empresas
Para llevar a cabo una buena gestión fiscal en tiempo y forma es imprescindible contar con una contabilidad actualizada que refleje una imagen fiel de la empresa. Por eso la Ley del Impuesto sobre Sociedades y el Código de Comercio establecen una serie de obligaciones contables y registrales del impuesto sobre sociedades. Es decir, un conjunto de normas que las empresas deben cumplir en relación con la llevanza de su contabilidad y la documentación que la soporta.
Su objetivo es doble. Por un lado, garantizar la transparencia y fiabilidad de la información financiera que sirve de base a las liquidaciones tributarias de las empresas. Por el otro lado, facilitar el control por parte de la Administración Tributaria.
Obligaciones contables
- Llevar una contabilidad ordenada y completa. Por orden cronológico, sin espacios en blanco, interpolaciones, ni tachaduras. Debe reflejar de forma clara, precisa y concisa todas las operaciones realizadas por la empresa.
- Libros de contabilidad obligatorios:
- Libro de inventarios y cuentas anuales. Se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se deben transcribir con sumas y saldos los balances de comprobación. También las cuentas anuales y el inventario de cierre de ejercicio.
- Libro diario. Registra todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos de hasta un trimestre, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes.
Presentación anual en el Registro Mercantil
El artículo 27 del Código de Comercio establece que, al finalizar cada ejercicio fiscal, las empresas deben presentar obligatoriamente en el Registro Mercantil las cuentas anuales.
Estas cuentas anuales comprenden el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujos de efectivo, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria. Esta es la información a partir de la cual se determina la base imponible del impuesto sobre sociedades.
Obligaciones registrales
El Artículo 30 del Código de Comercio señala que las empresas deberán conservar los libros, correspondencia, documentación contable, facturas, contratos y justificantes concernientes a su negocio durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Este margen se contradice con el plazo de prescripción de la Administración para determinar la deuda tributaria, que es de cuatro años.
Por lo tanto, se da el caso de que, aunque el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito, la empresa todavía tiene que conservar los libros de contabilidad y demás documentación. Esto es así porque en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispone de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada.
Conclusión
En resumen, el cumplimiento de las obligaciones contables y registrales del impuesto de sociedades es esencial para las empresas, ya que su incumplimiento puede acarrear sanciones administrativas e incluso penales. Para evitar estos riesgos, es recomendable contar con el asesoramiento de profesionales expertos en contabilidad y fiscalidad.